KEBIJAKAN PENGGUNAAN EMAIL UNAIR BERBASIS GOOGLE MAIL UNTUK KEPERLUAN PENGIRIMAN EMAIL SECARA MASAL (EMAIL BLASTING)

Sehubungan dengan adanya pemanfaatan Google Mail yang menjadi bagian dari fasilitas email resmi Universitas Airlangga (UNAIR) berbasis Google Workspace for Education (GWFE) yang melanggar kebijakan penggunaan Google Mail dikarenakan pengiriman email secara masal (https://workspace.google.com/intl/id/terms/use_policy.html) , Maka dengan ini Direktorat Sistem Informasi dan Digitalisasi (DSID) UNAIR memutuskan ketentuan dan kebijakan terkait penggunaan email resmi UNAIR sebagai berikut :

PEMANFAATAN GOOGLE MAIL

1. Semua Sivitas Akademik pengguna Google Mail akun UNAIR dianggap telah dan sudah menyetujui semua syarat layanan kebijakan penggunaan Google Mail berikut https://support.google.com/a/topic/28609
2. Berhati-hatilah dalam memasang plug in atau menautkan Google Mail akun UNAIR di situs-situs yang menyediakan akses masuk menggunakan akun Google Mail. Beberapa dari situs-situs tersebut bisa mengakibatkan pelanggaran kebijakan Google Mail maupun mengakibatkan akun pengguna Google Mail akun UNAIR terkena malware atau teretas.
3. Pemanfaatkan Google Mail akun UNAIR untuk keperluan pengiriman email secara masal dapat menyebabkan pelanggaran terhadap kebijakan pengiriman email dari Google, sehingga menyebabkan reputasi email dengan domain email unair.ac.id menjadi buruk. dampaknya bisa mengakibatkan semua pengguna Google Mail akun UNAIR menjadi tidak bisa mengirim email, email yang dikirim masuk spam, tidak bisa menerima email, dan atau email yang diterima masuk spam.
4. Tidak diperkenankan melakukan pengiriman email secara masal menggunakan Google Mail akun UNAIR. Jika diketahui melakukan pelanggaran, Admin Google Mail akun UNAIR berhak melakukan pembekuan akun hingga pemblokiran akun.

ALTERNATIF EMAIL BLASTING

1. DSID UNAIR memberikan fasilitas email blasting untuk keperluan pengiriman email secara masal yang berada pada server lokal UNAIR dengan pilihan sebagai berikut :
   a. Email dengan domain email @unair.ac.id untuk keperluan email blasting secara 2 (dua) arah (mengirim dan menerima email). Contoh penamaan : fkg@unair.ac.id
   b. Email dengan domain email yang baru atau sama dengan yang sudah ada, namun keperluan email blasting hanya bisa 1 (satu) arah (mengirim email saja). Contoh penamaan : noreply@fk.unair.ac.id atau info@age.unair.ac.id
2. Fasilitas email blasting tersebut digunakan untuk kebutuhan operasional Lembaga, Unit kerja, Fakultas, Direktorat dan Pusat, bukan untuk Google Mail akun UNAIR pribadi (Dosen, Mahasiswa, dan Tendik).

Permintaan fasilitas email blasting bisa dilakukan dengan melayangkan permintaan melalui surat resmi atau memo Pimpinan ke DSID UNAIR dengan disertai alamat email yang diminta, keperluan email blasting secara 1 (arah) atau 2 (dua) arah, dan atau kebutuhan khusus emailnya lainnya.